Cómo hacer una factura electrónica y cómo me ayuda el kit digital.

09/03/2023

La facturación es parte del día a día de las pymes, requiriendo un esfuerzo tanto en tiempo como en recursos. Te contamos todo lo que necesitas saber sobre la factura digital: cómo hacer una y las soluciones que te ofrece el Kit Digital para hacerlas.

Gracias a sus numerosos beneficios, el número de empresas que realizan sus facturas de manera electrónica ha aumentado considerablemente durante los últimos años.  Tal ha sido su importancia que ya es obligatoria para algunas empresas, y lo será para otras en un futuro cercano.

De hecho, desde el año 2015, el uso de la facturación electrónica es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública para facturas que superen los 5.000 euros.  

La nueva Ley Crea y Crece, como se conoce coloquialmente a la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, ha introducido novedades en la factura electrónica. La más importante es que la factura electrónica se va a generalizar en las operaciones entre empresarios o profesionales.

La particularidad del sistema electrónico ha hecho necesario que se añada un artículo que garantice la autenticidad del origen y la integridad de la factura electrónica.

Aunque el artículo 12 del anteproyecto establece que “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos” se estable un calendario. El plazo para la implementación está en función del tamaño de las empresas:

  • 1ª Fase: Grandes empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros (tendrán un año desde la publicación de la ley).
  • 2ª Fase: Resto de empresas (tendrán 3 años tras la publicación de la ley).

En estos momentos todavía no se ha aprobado la norma que regule la Factura Electrónica. Habrá que estar atentos. En este enlace podéis ver el seminario sobre la situación de la Factura Electrónica que llevamos a cabo en Click Rural Pyme: https://youtu.be/61lnUmzhMJM

¿Qué es una factura electrónica?

Como indica el Ministerio de Hacienda y Función Pública, la factura electrónica es una factura convencional con la diferencia de que se emite y recibe en formato electrónico. A pesar de tener los mismos efectos legales que una en papel, la versión digital precisa del previo consentimiento de su destinatario.

Existen dos tipos de facturas electrónicas:

  1. Formato estructurado: los datos son generados automáticamente por los sistemas de facturación. Algunos ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje de marcado XML como UBL, Facturae o EDIFACT, etc.
  2. Formato no estructurado: emitidas directamente en formato PDF, pero también pueden ser escaneadas en papel.

Existen 3 formas de hacer una factura electrónica:

1. Con un programa o sistema ofimático que cree facturas como Excel:

    • Abre un documento nuevo y selecciona una plantilla de facturación.
    • Rellena los campos con los datos de tu empresa.
    • Asegúrate de mantener las fórmulas para evitar errores.

2. Mediante la expedición de un tercero que preste servicios de facturación electrónica como FACTURAe:

  • Descarga el programa desde la página desde la página www.facturae.gob.es .
  • Abre el programa y completa todos los campos a rellenar.
  • Firma la factura de manera digital. Para ello, es imprescindible disponer de un certificado electrónico para poder remitir la factura.

 3. A través de un método de autofacturación para que puedan ser creadas por el propio destinatario de la factura.

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¿Cómo me puede ayudar el Kit Digital?

La facturación digital ofrece diversos beneficios que podrás conseguir gracias a las soluciones que ofrece el Programa Kit Digital.

Este te ofrece una ayuda máxima de 2.000€ para la digitalización de la facturación en las pymes. Esta ayuda está dividida en los siguientes segmentos en función del número de empleados:

  • 0 < 3 empleados: 1.000€ (incluye 1 usuario)
  • 3 < 9 empleados: 2.000€ (incluye 3 usuarios)
  • 10 < 50 empleados: 2.000€ (incluye 3 usuarios)

 Gracias a esta solución, podrás digitalizar el flujo de emisión y recepción de las facturas de tus clientes y proveedores. Entre sus funcionalidades y servicios destacan:

  1. Facturas en formato estructurado: tendrás la posibilidad emitir facturas en formatos estructurados, que son facturas que se generan de forma automática programas informáticos.
  2. Facturas y clientes ilimitados: podrás emitir y recibir un número ilimitado de facturas y enviarlas a un número ilimitado de clientes.
  3. Envío y recepción de facturas: podrás enviar y recibir facturas electrónicas directamente, al menos por correo electrónico de una forma automatizada.
  4. Copia de seguridad periódicas: posibilidad de realizar copias de seguridad, con una periodicidad diaria para evitar cualquier pérdida de información.
  5. Generación de un registro de facturación: podrás generar un registro de facturación, de forma simultánea o inmediatamente posterior a la expedición de las facturas.

Como se comenta anteriormente, la facturación digital es cada vez más necesaria para las pymes y autónomos porque agiliza, automatiza y reduce en gran medida el tiempo que dedicamos a este proceso.  No solo por sus beneficios, sino también por su carácter obligatorio, ha llegado el momento de digitalizar tus facturas. ¡Solicita tu kit digital

Fuente: acelerapyme.gob.es
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