La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una tecnología que permite automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas dentro de un proceso empresarial utilizando software robótico o «bots». Estos bots pueden interactuar con aplicaciones informáticas, capturar datos, realizar cálculos, enviar correos electrónicos y ejecutar diversas acciones en sistemas digitales, imitando las acciones realizadas por los seres humanos.
La RPA se utiliza para automatizar tareas manuales y tediosas que consumen tiempo en diversas áreas funcionales de una organización, como la entrada de datos, la reconciliación de cuentas, la generación de informes, la gestión de inventarios y muchas otras. Estos bots pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin descanso ni errores humanos, lo que aumenta la eficiencia y la precisión de los procesos.
La implementación de la RPA no requiere cambios significativos en los sistemas existentes, ya que los bots interactúan con las interfaces de usuario de las aplicaciones existentes de la misma manera que lo haría un usuario humano. Esto hace que la RPA sea una solución flexible y rápida de implementar.
La RPA también puede integrarse con otras tecnologías como inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (machine learning) para mejorar aún más la automatización. Por ejemplo, los bots pueden aprender a reconocer patrones y tomar decisiones basadas en algoritmos de IA para abordar situaciones más complejas.
Se puede pensar en los bots de la RPA como una fuerza de trabajo digital que puede interactuar con cualquier sistema o aplicación. Por ejemplo, los bots pueden copiar y pegar, extraer datos web, hacer cálculos, abrir y mover archivos, analizar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, conectarse a API y extraer datos no estructurados. Y dado que los bots se pueden adaptar a cualquier interfaz o flujo de trabajo, no es necesario cambiar los sistemas, aplicaciones o procesos empresariales existentes a fin de realizar la automatización.
Los bots de RPA son bastante sencillos de configurar, usar y compartir. Si sabemos grabar un video con nuestro teléfono, podríamos configurar los bots de RPA. Los bots de RPA se pueden programar, clonar, personalizar y compartir para ejecutar procesos empresariales en toda la organización.
A continuación podemos ver algunos ejemplos comunes de cómo se puede aplicar la Automatización Robótica de Procesos (RPA) en diferentes industrias y áreas funcionales:
- Procesamiento de facturas: Los bots pueden extraer información de las facturas recibidas, como datos de proveedores, fechas, montos y detalles de los productos o servicios. Luego, pueden ingresar automáticamente estos datos en el sistema contable o ERP de la empresa, eliminando la necesidad de entrada manual y reduciendo errores.
- Generación de informes: Los bots pueden recopilar datos de múltiples fuentes, como bases de datos, hojas de cálculo o sistemas de gestión, y generar informes automatizados en formatos específicos. Esto ahorra tiempo y evita errores humanos al manipular grandes cantidades de datos.
- Atención al cliente: Los bots pueden asistir en el servicio al cliente automatizando respuestas a consultas comunes, proporcionando información sobre productos o servicios, o incluso realizando transacciones básicas. Esto permite una atención rápida y eficiente, liberando a los agentes de soporte para atender casos más complejos.
- Integración de sistemas: Los bots pueden interactuar entre diferentes sistemas y aplicaciones para transferir datos, sincronizar información o realizar acciones en cascada. Por ejemplo, un bot puede tomar información de un formulario web y actualizar automáticamente un sistema interno sin intervención manual.
- Validación de datos: Los bots pueden verificar y validar datos en diferentes sistemas para garantizar su integridad y consistencia. Por ejemplo, pueden comparar información en bases de datos diferentes y notificar discrepancias o realizar correcciones automáticas.
- Gestión de inventario: Los bots pueden monitorear y actualizar automáticamente los niveles de inventario en función de las ventas, los pedidos recibidos y otros factores. Esto asegura una gestión precisa del inventario y evita la falta de stock o exceso de existencias.
Estos son solo algunos ejemplos, pero la RPA se puede aplicar en una amplia variedad de industrias y procesos, donde existan tareas repetitivas y basadas en reglas que puedan ser automatizadas para aumentar la eficiencia y la productividad de las organizaciones.
En resumen, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una tecnología que utiliza software robótico para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas en los procesos empresariales, mejorando la eficiencia y la precisión de las operaciones.
