El término «paperless» procede de los términos en inglés “paper” -papel- y “less” -menos- y consiste en reducir o eliminar el uso de papel en las operaciones diarias que realizas en tu negocio. En otras palabras, significa trasladar toda la información que contienes en documentos físicos a archivos o herramientas digitales para reducir el uso del papel en tu día a día.
Esta práctica supone una serie de beneficios para tu pyme, como, por ejemplo, conservar los recursos naturales fomentando la sostenibilidad y reduciendo el impacto medioambiental que supone el papel, gestionar y ordenar de manera rápida y eficiente tu negocio gracias a la facilidad que ofrecen los documentos digitales frente a los físicos, reducir costes y tiempo a la hora de imprimir documentos y almacenarlos, facilitar el acceso a los documentos para cualquier persona, en cualquier momento, y en cualquier lugar, o promover mayor protección de tus documentos gracias a la posibilidad de establecer medidas de seguridad como las contraseñas o los cifrados de archivos, entre otros beneficios.
¿Qué herramientas necesitas?
Necesitarás utilizar herramientas digitales que te permitan sustituir el uso del papel, por ello te mostramos algunas con las que puedes empezar:
Software de escáner de documentos: sirve para identificar un documento en papel y digitalizarlo para que puedas trasladarlo a tu sistema de almacenamiento electrónico. Muchas impresoras ya cuentan con este sistema e incluso algunos smartphones ofrecen esta posibilidad gracias a sus cámaras, pero también puedes utilizar programas como NAPS2 u Office Lens.
Sistemas de almacenamiento en la nube: también conocido como almacenamiento cloud, son plataformas que permiten guardar tus documentos en internet a través de una cuenta protegida. Por ejemplo, Dropbox, Google Drive o Amazon Web Services. Hay muchas opciones gratuitas con almacenamiento limitado y versiones de pago con más funciones y capacidad.
Herramientas de creación de documentos: son aquellas que te permiten elaborar un archivo en distintos formatos para textos, presentaciones o bases de datos. Con el paquete completo de Microsoft 365 o Google Workspace, entre otras muchas opciones, podrás utilizar Word, PowerPoint y Excel.
Programas de comunicación: sirven para establecer un diálogo en tiempo real a distancia con otras personas utilizando un sistema online que te permita compartir tus documentos digitales en las conversaciones Puedes utilizar sistemas de correo electrónico o plataformas de mensajería instantánea como Microsoft Teams o Slack.
Además de estas herramientas básicas, puedes utilizar otras para cualquier área de tu negocio. Por ejemplo, para la gestión de recursos humanos, puedes utilizar programas de formación online o de firma de documentos en línea. También, para la logística de tu negocio, puedes utilizar un sistema de gestión de almacenes. Ambas ideas las puedes implementar para reducir el uso del papel en tu día a día y según las necesidades concretas de tu negocio.
¿Cómo implementar la filosofía paperless en tu pyme?
Analiza tu negocio para conocer en qué áreas es más urgente y fácil eliminar el uso del papel. Esto te permitirá identificar los primeros cambios que debes aplicar.
Establece objetivos para detectar qué quieres conseguir reduciendo el uso de papel en tu pyme. Puedes combinar varios, como, entre otros, tu compromiso con la sostenibilidad, la reducción de costes económicos para tu negocio o mejorar la administración de tus documentos.
Elige las herramientas necesarias para realizar el cambio. Este paso depende de las necesidades de tu negocio y de los objetivos que hayas marcado. Puedes utilizar programas o dispositivos como los que te hemos enseñado anteriormente que te ayudan a guardar y organizar datos de valor sobre clientes, trabajadores o proveedores; utiliza una nueva forma de almacenar de manera segura tus documentos y permite que accedan a ellos, a través de internet, las personas que tú quieras.
Forma a tus empleados para que aprendan a utilizar estas herramientas digitales y cómo van a sustituir al sistema anterior de trabajo.
Digitaliza tus documentos y comienza el nuevo proceso en tu negocio. Este paso puede alargarse en el tiempo y necesita realizarse de manera progresiva y organizada. No tengas prisa y ten en cuenta que, además, debes establecer sistemas de ciberseguridad para proteger tus documentos.
Realiza un seguimiento regular de cómo se desarrolla el proceso para detectar en qué te ha ayudado esta nueva estrategia y qué aspectos necesitan mejorar.
La digitalización será tu aliada en el paperless. Mejorarás significativamente los procesos del día a día en tu negocio con todas las facilidades que ofrecen las herramientas digitales, fomentarás la sostenibilidad y contribuirás a un mundo mejor para las próximas generaciones.
Recuerda que con iniciativas como el Kit Digital podrás implementar la transformación digital en tu pyme.
Fuente: Acelera Pyme
